Un horario de clases de baile online, de septiembre a junio
Cada clase se crea una sola vez, con su día, su hora y el ritmo «Todas las semanas» o «Una semana sí y otra no», hasta «Fin de junio»: Brimly genera todas las sesiones del curso. El horario se abre a las reservas con 3, 6 o 9 meses o un año de antelación, como prefieras.
Tus alumnos ven en la página de la academia la semana o la lista de las próximas clases, filtrable por tipo de clase (clásico, jazz, hip hop, salsa…), con el profesor, la duración y, si quieres, las plazas que quedan. El mismo horario se integra en tu web (Wix, WordPress, Squarespace) y aparece en la app móvil.
Inscripciones online, en septiembre y durante el curso
Al empezar el curso, importa la lista de tus alumnos desde un archivo CSV o Excel en lugar de teclearlo todo. Los nuevos se inscriben después solos desde la página de la academia: cuenta de alumno, teléfono obligatorio si lo pides y compra de la tarifa. Para quien duda, abre una clase de prueba gratuita en las clases de iniciación: reserva con su nombre y su email, sin contraseña, y aparece con la etiqueta «Prueba» en la lista de asistencia. Una clase completa pasa a lista de espera: la primera plaza que se libera es para el primero de la lista, que recibe un aviso.
Clases de todo el curso: la inscripción recurrente
En una academia de baile, el alumno sigue la misma clase todo el curso. Con la inscripción recurrente marca «Reservar también todos los martes a las 18:00» en su primera reserva: Brimly le guarda la plaza en cada sesión que se abre, con su tarifa. Desmarca las fechas en las que no vendrá y la plaza vuelve a estar libre para los demás. Tú ves cuántos alumnos tienes de verdad semana a semana, sin listas en papel.
Cuota del curso, bono o clase suelta
Muchas academias venden el curso completo pagado en varias veces. En Brimly, una cuota puede llevar una permanencia de 12 meses, que el alumno acepta expresamente al comprarla, y cobrarse cada mes con tarjeta o domiciliación SEPA. Una cuota también puede limitarse a una o dos clases por semana, para ofrecer una tarifa «1 clase» y otra «2 clases». Para quien no quiere comprometerse, quedan el bono de clases y la clase suelta.
Un nivel, un estilo, una tarifa
Crea un tipo de clase por nivel o por estilo (iniciación infantil, clásico principiante, jazz intermedio, hip hop juvenil), cada uno con su aforo, su profesor y su duración. Una tarifa puede reservarse a ciertas clases: la cuota «Clásico» solo sirve en las clases de clásico, y Brimly lo comprueba en cada reserva. Si la academia tiene varias salas, cada sesión va asociada a la suya.
Vacaciones, cursillos y festival de fin de curso
Cierra la academia por vacaciones de una vez en «Vacaciones y cierres»: Brimly retira las sesiones del periodo, avisa a los inscritos, devuelve los créditos y las clases recurrentes no se vuelven a crear en esas fechas. Los cursillos tienen su propio precio, fuera de la cuota, en la sección «Talleres y eventos» de tu página de reservas. Para los ensayos del festival, una nota breve en la sesión («Ensayo general») aparece en el horario.
Gestionar las cuotas de la academia sin Excel
¿Familias que pagan el curso en varias veces, en efectivo o por transferencia? En la ficha del alumno, «Registrar un pago manual» guarda el precio acordado, lo que se cobra hoy y el medio de pago. La tarifa se activa al momento, la ficha muestra lo que queda por pagar y la lista de asistencia indica quién está al día.
Todo lo pendiente de la academia se reúne en Ventas → Ingresos, en la tarjeta «Por cobrar en el centro». Cada pago tiene su factura numerada y su línea en la exportación contable. Para las cuotas domiciliadas, si un cobro falla en la renovación, recibes el aviso «Suscripción impagada» con el nombre del alumno y Stripe vuelve a intentarlo.
Elegir un software de inscripciones para tu academia de baile
Antes de elegir, comprueba cinco puntos. Los pagos: ¿llegan a tu cuenta y la herramienta se queda una comisión de cada inscripción? Las clases de todo el curso: ¿el alumno conserva su plaza sin reservar cada semana? El pago en varias veces: domiciliación mensual, pagos en efectivo, transferencias. Las vacaciones: ¿se cierran de una vez? Las familias: ¿cada niño tiene su cuenta?
En Brimly, los pagos llegan a tu cuenta de Stripe sin comisión, la inscripción recurrente guarda la plaza todo el curso y las cuotas pagadas en varias veces se siguen en la ficha del alumno. Los perfiles infantiles vinculados a la cuenta de un padre o una madre todavía no existen: cada alumno tiene su propia cuenta.