Un planning des cours de danse en ligne, de septembre à fin juin
Chaque cours se crée une fois, avec son jour, son heure et le rythme « Toutes les semaines » ou « Une semaine sur deux », jusqu'à « Fin juin » : Brimly génère toutes les séances de la saison. Le planning s'ouvre aux réservations 3, 6, 9 mois ou un an à l'avance, au choix. Côté élèves, la page de l'école montre la semaine ou la liste des prochains cours, filtrable par type de cours (classique, jazz, hip-hop…), avec le prof, la durée et les places restantes si vous le souhaitez. Le même planning s'intègre à votre site (Wix, WordPress, Squarespace) et s'affiche dans l'application mobile.
Les inscriptions en ligne, à la rentrée et en cours d'année
À la rentrée, importez la liste de vos élèves depuis un fichier CSV ou Excel au lieu de tout ressaisir. Les nouveaux s'inscrivent ensuite seuls depuis la page de l'école : compte élève, téléphone obligatoire si vous le demandez, achat de la formule. Pour les hésitants, ouvrez une séance d'essai gratuite sur les cours débutants : la personne réserve avec son nom et son e-mail, sans mot de passe, et porte le badge « Essai » sur la feuille de présence. Un cours complet passe en liste d'attente : la première place libérée revient automatiquement au premier inscrit, qui est prévenu.
Cours à l'année : l'inscription récurrente
Dans une école de danse, l'élève suit le même cours toute la saison. Avec l'inscription récurrente, il coche « Réserver aussi tous les mardis à 18:00 » dès sa première réservation : Brimly lui garde sa place à chaque séance qui ouvre, avec sa formule. Il décoche les dates où il sera absent, et la place redevient disponible pour les autres. Vous voyez vos effectifs réels semaine après semaine, sans liste papier.
Forfait annuel, carte ou cours à l'unité
Beaucoup d'écoles vendent un forfait à l'année réglé en plusieurs fois. Dans Brimly, un abonnement peut porter un engagement de 12 mois, accepté explicitement à l'achat, et se prélever chaque mois par carte ou par prélèvement SEPA. Un abonnement peut aussi être plafonné à un ou deux cours par semaine, pour proposer un forfait « 1 cours » et un forfait « 2 cours ». Pour ceux qui ne s'engagent pas, la carte de cours se règle aussi en 2, 3 ou 4 fois avec Alma.
Un niveau, un style, une formule
Créez un type de cours par niveau ou par style (éveil, classique débutant, jazz inter, hip-hop ados), chacun avec sa capacité, son professeur et sa durée. Une formule peut être réservée à certains cours seulement : le forfait « Classique » ne sert que sur les cours de classique, et Brimly le vérifie à chaque réservation. Si l'école a plusieurs salles, chaque séance est rattachée à la sienne.
Vacances scolaires, stages et gala
Fermez l'école pour les vacances en une fois : Brimly retire les séances de la période, prévient les inscrits, rend les crédits, et les cours récurrents ne sont pas recréés sur ces dates. Les stages ont leur propre prix, hors abonnement, dans une section « Ateliers & stages » de votre page de réservation. Pour les répétitions du gala, un petit mot sur la séance (« Répétition générale ») s'affiche au planning.
Gérer les abonnements de l'école sans tableur
Les familles qui règlent l'année en trois chèques ? Sur la fiche de l'élève, « Encaisser un paiement manuel » enregistre le prix convenu, ce qui est encaissé aujourd'hui et le moyen (chèque, espèces, virement). La formule est active tout de suite, la fiche affiche « Reste 140 € », et la feuille de présence montre qui a réglé. Tous les restes de l'école sont réunis dans Ventes → Revenus, carte « À encaisser au studio ». Chaque règlement a sa facture numérotée et sa ligne dans l'export comptable. Pour les abonnements prélevés, si une carte est refusée au renouvellement, vous recevez « Abonnement impayé » avec le nom de l'élève et Stripe réessaie.
Choisir un logiciel d'inscription pour son école de danse
Avant de choisir, vérifiez cinq points. Les paiements : arrivent-ils sur votre compte, et l'outil prend-il une commission sur chaque inscription ? Le cours à l'année : l'élève garde-t-il sa place toute la saison sans réserver chaque semaine ? Le paiement en plusieurs fois : prélèvement mensuel, chèques, paiement fractionné. Les vacances scolaires : se ferment-elles en une fois ? Les familles : chaque enfant a-t-il son compte ? Dans Brimly, les paiements arrivent sur votre compte Stripe sans commission, l'inscription récurrente garde la place toute la saison, et les forfaits réglés en chèques se suivent sur la fiche de l'élève. Les profils enfants rattachés au compte d'un parent n'existent pas encore : chaque élève a son propre compte.