Ein Kursplan für die ganze Saison
Jeder Kurs wird einmal angelegt, mit Tag, Uhrzeit und dem Rhythmus „Jede Woche“ oder „Alle zwei Wochen“, bis „Ende Juni“, für „10 Monate“, „12 Monate“ oder ohne Ende: Brimly legt alle Termine der Saison an. Buchbar ist der Kursplan je nach Wahl 3, 6 oder 9 Monate oder ein Jahr im Voraus.
Deine Schüler:innen sehen auf der Seite der Schule die Woche oder die Liste der nächsten Kurse, filterbar nach Kursart (Ballett, Jazz, Hip-Hop …), mit Trainer:in, Dauer und auf Wunsch den freien Plätzen. Derselbe Kursplan lässt sich in deine Website einbinden (Wix, WordPress, Squarespace) und erscheint in der Mitglieder-App.
Anmeldungen online, zum Saisonstart und unterm Jahr
Zum Saisonstart importierst du die Liste deiner Schüler:innen aus einer CSV- oder Excel-Datei, statt alles abzutippen. Neue melden sich danach selbst auf der Seite der Schule an: Konto anlegen, Telefonnummer als Pflichtfeld, wenn du sie brauchst, Tarif kaufen. Für Unentschlossene öffnest du eine kostenlose Probestunde in den Anfängerkursen: Die Person bucht mit Name und E-Mail, ohne Passwort, und steht mit dem Hinweis „Probe“ auf der Anwesenheitsliste. Ist ein Kurs voll, greift die Warteliste: Der erste frei werdende Platz geht automatisch an die erste Person auf der Liste, die benachrichtigt wird.
Jahreskurse: die wiederkehrende Buchung
In einer Tanzschule besucht man denselben Kurs die ganze Saison. Mit der wiederkehrenden Buchung hakt die Schülerin bei ihrer ersten Buchung „Auch jeden Dienstag um 18:00 buchen“ an: Brimly reserviert ihren Platz in jedem Termin, der öffnet, mit ihrem Tarif. Daten, an denen sie fehlt, wählt sie ab, und der Platz wird für andere frei. Du siehst Woche für Woche, wer wirklich kommt, ohne Liste auf Papier.
Jahresbeitrag, 10er-Karte oder Einzelstunde
Viele Tanzschulen verkaufen einen Jahresbeitrag, der in Raten bezahlt wird. In Brimly kann ein Monatsabo eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten haben, die beim Kauf ausdrücklich bestätigt wird, und jeden Monat per Karte oder SEPA-Lastschrift abgebucht werden. Kommt jemand mitten im Monat dazu, kann der erste Monat anteilig berechnet werden. Ein Abo lässt sich außerdem auf einen oder zwei Kurse pro Woche begrenzen: So bietest du einen Tarif „1 Kurs“ und einen Tarif „2 Kurse“ an. Wer sich nicht binden möchte, nimmt die 10er-Karte.
Ein Niveau, ein Stil, ein Tarif
Leg pro Niveau oder Stil eine Kursart an (Kindertanz, Ballett Anfänger, Jazz Mittelstufe, Hip-Hop Teens), jeweils mit Kapazität, Trainer:in und Dauer. Ein Tarif kann auf bestimmte Kurse beschränkt werden: Der Tarif „Ballett“ gilt nur für Ballettkurse, und Brimly prüft das bei jeder Buchung. Hat die Schule mehrere Säle, ist jeder Termin seinem Saal zugeordnet.
Ferien, Workshops und Aufführung
Schließ die Schule für die Ferien in einem Schritt: Brimly nimmt die Termine des Zeitraums aus dem Kursplan, informiert die Angemeldeten und bucht das Guthaben zurück, und wiederkehrende Kurse werden an diesen Tagen nicht neu angelegt. Workshops haben ihren eigenen Preis, außerhalb des Abos, im Bereich „Workshops & Intensivkurse“ deiner Buchungsseite. Für die Proben zur Aufführung zeigt eine kurze Notiz am Termin („Generalprobe“) im Kursplan, worum es geht.
Beiträge ohne Tabelle verwalten
Familien, die den Jahresbeitrag in Raten bar oder per Überweisung zahlen? Im Profil der Schülerin trägst du über „Manuelle Zahlung erfassen“ den vereinbarten Preis, den heute bezahlten Betrag und die Zahlungsart ein. Der Tarif ist sofort aktiv, das Profil zeigt zum Beispiel „140 € offen“, und die Anwesenheitsliste zeigt, wer schon bezahlt hat. Alle offenen Beträge der Schule findest du unter Verkauf → Umsatz auf der Karte „Im Studio zu kassieren“.
Zu jeder Zahlung gibt es eine nummerierte Rechnung und eine Zeile im Export für die Buchhaltung. Wird bei einem abgebuchten Abo eine Zahlung abgelehnt, bekommst du die Meldung „Unbezahltes Abo“ mit dem Namen der Person, und Stripe versucht es erneut.
Software für die Tanzschule auswählen
Prüf vor der Entscheidung fünf Punkte. Die Zahlungen: Landen sie auf deinem Konto, und nimmt das Tool eine Provision auf jede Anmeldung? Der Jahreskurs: Behält eine Schülerin ihren Platz die ganze Saison, ohne jede Woche neu zu buchen? Die Ratenzahlung: monatliche Lastschrift, Barzahlung, Überweisung. Die Ferien: Lassen sie sich in einem Schritt eintragen? Die Familien: Hat jedes Kind ein eigenes Konto?
In Brimly gehen die Zahlungen ohne Provision auf dein Stripe-Konto, die wiederkehrende Buchung hält den Platz die ganze Saison, und Raten werden im Profil der Schülerin verfolgt. Kinderprofile unter einem Elternkonto gibt es noch nicht: Jede:r Schüler:in hat ein eigenes Konto.