Choisir un logiciel de réservation pour son studio : la checklist

Les démonstrations se ressemblent toutes. Chaque outil montre un joli planning et une page de réservation. Ce qui compte, c'est de savoir s'il gère votre cas à vous, avec vos formules et vos habitudes. Avant de regarder la moindre offre, notez sur une page :

• Le nombre de cours par semaine et de coachs, et la façon dont vous payez ces coachs (à l'heure, au cours, selon le remplissage).
• Les formules que vous vendez aujourd'hui : cours à l'unité, cartes de 5 ou 10, abonnement mensuel, illimité, tarifs réduits.
• Comment vos élèves réservent aujourd'hui : WhatsApp, SMS, formulaire, sur place.
• Ce qui vous prend le plus de temps chaque semaine : relancer les impayés, gérer les désistements, répondre aux mêmes questions.
• Ce que vous voulez avoir arrêté de faire à la main dans six mois.

Cette page devient votre cahier des charges. Un outil qui ne couvre pas vos deux ou trois besoins principaux est éliminé, même s'il affiche cinquante autres fonctions. À l'inverse, ne payez pas pour des modules dont vous n'aurez pas l'usage avant deux ans.

Le prix affiché n'est qu'une ligne du calcul. Pour comparer, ramenez tout à un coût mensuel sur votre chiffre d'affaires réel, pas sur celui que vous espérez.

• Commission. Certains outils prennent un pourcentage sur chaque réservation ou chaque vente. Sur un studio qui tourne, quelques pourcents du chiffre d'affaires dépassent vite un abonnement fixe. Demandez si la commission s'applique aussi aux abonnements et aux cartes vendus en ligne.
• Frais de paiement. Le prestataire qui encaisse la carte prend des frais sur chaque transaction, quel que soit le logiciel. Demandez s'ils s'ajoutent à une commission ou s'ils sont les seuls frais. Vérifiez aussi sur quel compte arrive l'argent, et sous quel délai.
• Prix affiché ou sur devis. Un tarif publié sur le site vous permet de comparer en cinq minutes. Un prix sur devis n'est pas un mauvais signe en soi, mais demandez-le par écrit, avec ce qui est inclus et ce qui est en option.
• Engagement. Un engagement annuel vous lie même si l'outil ne convient pas. Préférez un essai réel puis un paiement mensuel résiliable. Lisez la clause de résiliation : préavis, date de fin, remboursement éventuel.
• Options payantes. SMS de rappel, application à votre nom, liste d'attente, coachs supplémentaires : faites la liste de tout ce qui est facturé en plus du prix de base.

Vos élèves ne verront jamais votre tableau de bord. Ils verront la page de réservation, les e-mails et, peut-être, l'application. C'est là que se joue l'adoption, donc là que vous devez être exigeant.

• Page à votre marque. La page porte votre nom, votre logo, vos couleurs. Vérifiez si vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine ou intégrer un module de réservation sur votre site. Regardez aussi si la page affiche d'autres studios à côté du vôtre.
• Réservation en peu d'étapes. Faites le test sur votre téléphone : combien de gestes entre le lien reçu par message et la place réservée ? Faut-il créer un mot de passe avant même de voir le planning ?
• Application. Une application aide les élèves réguliers, surtout pour les notifications. Demandez si elle est à votre nom ou à celui de l'éditeur, et sur quels téléphones elle fonctionne.
• Séance d'essai. Un nouveau venu doit pouvoir réserver un premier cours sans parcours compliqué. C'est souvent à cette étape que se perdent les prospects.
• Rappels. Un rappel automatique avant le cours réduit les oublis. Vérifiez s'il est inclus ou facturé au message.

C'est la partie qui vous fera gagner, ou perdre, du temps chaque semaine. Posez des questions précises, à partir de situations que vous avez vécues le mois dernier.

• Liste d'attente. Quand une place se libère, la personne suivante est-elle inscrite automatiquement et prévenue, ou faut-il intervenir ? Une liste qui se contente d'envoyer un message à tout le monde crée des déceptions.
• Annulation. Pouvez-vous fixer un délai d'annulation différent selon le cours ? Le crédit est-il rendu automatiquement quand l'élève annule dans les temps ? Que se passe-t-il en cas d'annulation tardive ?
• Abonnements récurrents. L'abonnement mensuel est-il prélevé automatiquement chaque mois, et par quel moyen (carte, prélèvement bancaire) ? Que se passe-t-il quand un paiement échoue : relance, blocage des réservations, alerte au gérant ?
• Formules. L'outil gère-t-il une carte avec date de validité, une limite de cours par semaine, une formule réservée à certains cours ?
• Fermetures. Pendant les vacances, les cours récurrents sont-ils suspendus proprement, et les inscrits prévenus ?
• Coachs. Si vous avez une équipe : planning par coach, remplacements, suivi des heures et de la rémunération.

C'est le critère le plus souvent oublié, et celui qui coûte le plus cher le jour où vous changez d'outil.

• Import. Pouvez-vous importer votre fichier d'élèves depuis un tableur ? Et surtout les crédits restants de chacun : sans eux, vous devrez tout ressaisir ou vous fier à la mémoire de vos élèves.
• Export et réversibilité. Pouvez-vous exporter vos élèves, vos ventes et l'historique dans un format ouvert comme le CSV, à tout moment et sans passer par le support ? Demandez ce qui se passe à la résiliation : combien de temps vos données restent accessibles, et sous quelle forme.
• RGPD. Vos élèves vous confient des données personnelles. Demandez où elles sont hébergées, qui y a accès et quel document encadre ce traitement (on parle souvent d'accord de sous-traitance). Pour vos propres obligations, le site de la CNIL propose des fiches pratiques adaptées aux petites structures.

Dans Brimly, par exemple, l'import des adhérents se fait par fichier CSV avec les crédits restants, et les ventes s'exportent en CSV. Quel que soit l'outil, faites un export test pendant l'essai : c'est la seule façon d'être sûr de pouvoir repartir avec vos données.

Un essai ne sert à rien si vous vous contentez de cliquer dans les menus. Rejouez une vraie semaine de votre studio, dans cet ordre :

1. Créez trois cours réels avec leur capacité, dont un cours récurrent.
2. Créez vos formules telles que vous les vendez, avec leurs prix.
3. Réservez depuis votre téléphone comme un élève, avec un compte test, à partir d'un lien envoyé par message.
4. Remplissez un cours, inscrivez un deuxième compte en liste d'attente, puis annulez la première réservation. Observez ce qui se passe et quels messages partent.
5. Faites un vrai paiement de faible montant et vérifiez qu'il arrive sur votre compte, avec quels frais.
6. Écrivez au support avec une vraie question et notez le délai et la qualité de la réponse.
7. Exportez vos données et ouvrez le fichier dans un tableur.

Le support se juge sur une vraie question, pas sur la promesse du site. Demandez aussi par quel canal il répond (e-mail, chat, téléphone), en quelle langue et à quels horaires. Un gérant de studio a souvent besoin d'aide le soir ou le samedi matin.

Recopiez ce tableau dans un tableur, une colonne par outil. Notez chaque critère de 0 à 2 (0 : absent ou bloquant, 1 : partiel, 2 : conforme à votre besoin). Doublez ensuite la note des trois critères qui comptent le plus pour vous, puis additionnez.

Un outil qui obtient 0 sur un critère que vous avez doublé est éliminé, quel que soit son total. Pour le reste, le score vous évite de choisir sur une impression de démonstration.