Gérer les inscriptions et les abonnements d'une école de danse, de juin à juin

Dans une école de danse, on ne vend pas une place à un cours : on vend une place dans un groupe, pour une saison. Une inscription est complète quand cinq points sont réglés. Tant qu'il en manque un, le dossier reste ouvert, et c'est ce reste qui occupe vos soirées d'octobre.

1. Le cours et le niveau. L'élève a sa place dans un groupe précis (jazz inter du mardi, éveil du mercredi), pas un droit de venir quand il veut.
2. La formule et son prix. Un cours par semaine, deux cours, tous les cours : le forfait dit combien de fois l'élève vient.
3. Le règlement. Comptant, en plusieurs fois ou au mois, avec les dates de chaque échéance.
4. Les pièces. La fiche de renseignements, le certificat médical et, pour un mineur, les autorisations des parents.
5. Le règlement intérieur, lu et accepté avant de payer.

Une grille lisible tient en quatre ou cinq lignes. Elle part du nombre de cours par semaine, parce que c'est la seule question que se pose une famille en juin : combien de fois vient-on, et combien ça coûte.

Deux réglages évitent la plupart des discussions. D'abord la dégressivité : dans l'exemple, le deuxième cours coûte 230 € au lieu de 330 €, soit 30 % de moins. Annoncez-la comme une règle simple plutôt que comme une remise à négocier. Ensuite la réduction pour plusieurs enfants d'une même famille : fixez un pourcentage unique, écrivez-le dans la grille et appliquez-le à tous, sans exception.

Le forfait est annuel, mais peu de familles peuvent le régler en une fois. Proposez deux ou trois modes, pas davantage : chaque mode en plus est une liste de plus à suivre.

Le prélèvement mensuel se calcule simplement : un forfait de 330 € devient dix mensualités de 33 €, de septembre à juin. Dites-le clairement à l'inscription : l'élève paie au mois, mais il s'inscrit pour l'année. Sans cette phrase, chaque absence de trois semaines devient une demande d'arrêt des prélèvements.

Prévoyez aussi les arrêts en cours d'année avant qu'ils arrivent : déménagement, blessure, cours supprimé par l'école. Ce que vous remboursez, ce que vous reportez et sur quel justificatif se décide une fois, par écrit, pas au cas par cas à l'accueil.

Les écoles qui vivent mal la rentrée sont celles qui commencent les inscriptions en septembre. Celles qui la vivent bien ont déjà rempli une bonne partie de leurs cours avant l'été, avec les élèves de l'année.

La réinscription de juin mérite un vrai délai, avec une date de fin annoncée. Un élève qui se réinscrit dans les temps garde sa place ; après la date, sa place est proposée aux nouveaux. Cette règle, tenue une année, suffit à ce que les familles s'y prennent à l'heure la suivante.

Chaque cours a une capacité, fixée par la salle et par ce qu'un professeur peut corriger. Écrivez-la, et tenez-la : un cours à vingt-deux pour une capacité de dix-huit se paie en élèves qui ne se réinscrivent pas.

• Une liste d'attente par cours. Quand un cours est complet, la personne suivante s'inscrit en attente sur ce cours précis, pas sur une liste générale de l'école. Si une place se libère en octobre, vous savez à qui la proposer.
• Le cours d'essai là où il reste de la place. Ouvrez l'essai sur les cours à remplir, pas sur ceux qui sont complets.
• Un seuil d'ouverture. Décidez à l'avance du nombre d'inscrits en dessous duquel un cours n'ouvre pas, et de la date à laquelle vous tranchez. Proposez tout de suite un autre créneau aux inscrits.
• Le changement de niveau. Un élève qui change de groupe en cours d'année libère une place et en prend une autre : faites les deux mouvements le même jour.

Une fois la rentrée passée, le suivi tient en quatre vérifications, toujours les mêmes. Faites-les le même jour chaque semaine.

1. Les effectifs. Inscrits et présents par cours, face à la capacité. Un cours où les présents baissent trois semaines de suite annonce des abandons.
2. Les restes à encaisser. Les chèques à déposer ce mois-ci, les familles qui n'ont réglé qu'une partie.
3. Les prélèvements refusés. Un refus traité dans la semaine se règle par un message. Laissé deux mois, il devient une dette et une conversation gênante.
4. Les dossiers incomplets. Certificat médical, autorisation parentale, fiche non signée.

Ce suivi sert aussi la saison suivante. En mai, vous saurez quels cours ont tenu leur effectif jusqu'au bout, lesquels se sont vidés après les vacances de février, et quel mode de règlement vous a coûté le plus de relances.

Trois situations reviennent chaque année. Mieux vaut qu'une ligne de votre règlement réponde à chacune avant la première question.

• Les vacances scolaires. Beaucoup d'écoles ne donnent pas cours pendant les vacances et y placent leurs stages. Affichez le nombre de semaines de cours de la saison : c'est lui qui justifie le prix du forfait.
• L'absence d'un élève. Dites si un cours manqué peut se rattraper dans un autre groupe du même niveau, et jusqu'à quand.
• Le cours annulé par l'école. Professeur malade, salle indisponible : prévenez tous les inscrits le jour même, et annoncez la date de rattrapage dans le même message.

Brimly est le logiciel de réservation que nous éditons. Pour une école de danse, voici ce qu'il fait de cette méthode, et ce qu'il ne fait pas encore.

• Le planning de la saison se crée une fois : chaque cours avec son jour, son heure et le rythme « Toutes les semaines » jusqu'à « Fin juin ».
• L'inscription récurrente garde la place de l'élève : à sa première réservation, il coche « Réserver aussi tous les mardis à 18:00 », et sa place est tenue à chaque séance.
• Le forfait annuel peut être un abonnement prélevé chaque mois, par carte ou par prélèvement SEPA, avec un engagement en mois accepté à l'achat et une limite d'un ou deux cours par semaine.
• Une date de fin commune arrête tous les prélèvements le même jour, par exemple le 30 juin, avec le dernier mois au prorata.
• Les règlements en chèques se suivent sur la fiche de l'élève : « Encaisser un paiement manuel » enregistre le prix convenu, le montant encaissé et le moyen. La fiche affiche le reste à régler, et la carte « À encaisser au studio » réunit tous les restes de l'école.
• Une carte de cours peut se régler en 2, 3 ou 4 fois avec Alma.
• Un cours complet passe en liste d'attente : la première place libérée revient au premier inscrit, qui est prévenu.
• « Vacances & fermetures » retire les séances de la période, prévient les inscrits et rend les crédits. Les stages se vendent à part, dans une section « Ateliers & stages ».
• Quand une carte est refusée au renouvellement, vous recevez « Abonnement impayé » avec le nom de l'élève.

Ce que Brimly ne fait pas encore : rattacher les profils de plusieurs enfants au compte d'un parent (chaque élève a son propre compte, à son adresse e-mail), et faire accepter le règlement intérieur au moment de l'inscription.