Migrer depuis bsport pas à pas

Dans Adhérents → Liste, ouvrez le menu ⋯ et choisissez Migrer depuis bsport (le même lien est proposé en haut de la page d'import de fichier : « Vous quittez bsport ? »).

L'assistant reprend en une fois vos clients, carnets, passes et abonnements en cours depuis les rapports bsport, et prépare un lien de réabonnement pour chaque abonné. Il avance en 4 étapes : Exporter, Déposer, Vérifier, Importer. Rien n'est envoyé à vos adhérents tant que vous ne l'avez pas décidé.

• Exportez avant la fin de votre contrat bsport (vérifiez votre préavis) : l'accès est coupé ensuite.
• Arrêtez chaque abonnement bsport à la fin de sa période déjà payée, pour que personne ne soit prélevé deux fois.
• Les cartes et mandats SEPA enregistrés chez bsport ne sont pas transférables : chaque abonné recevra un lien personnel de réabonnement.
• Aucun email n'est envoyé pendant l'import : vous décidez à la fin.

Conseil : connectez Stripe avant (Ventes → Encaissements), sinon les liens de réabonnement ne pourront pas être payés.

Trois rapports du back-office bsport (Rapports, puis Télécharger), en Excel ou CSV :

1. Clients : Rapports > Clients. La période de référence porte sur la date d'inscription et vaut par défaut les 6 derniers mois : élargissez-la à toute la période, sinon l'export est incomplet.
2. Carnets et passes en cours : Rapports > Passes, vue Active.
3. Abonnements (prix, échéances) : Rapports > Abonnements.

Le rapport Clients suffit pour commencer. Les trois ensemble reprennent aussi les crédits restants, les dates de fin et les prélèvements.

bsport télécharge exactement ce qui est affiché : vérifiez dans Colonnes que ces colonnes sont cochées, et ne modifiez pas les en-têtes du fichier :

• Clients : Nom, Email, Numéro de téléphone, Date de naissance ;
• Passes : nom du pass, client, email du client, dates de début et de fin de validité, crédits restants, date d'achat, statut ;
• Abonnements : Nom de l'abonnement, Nom du client, Email du client, Valide à partir du, Valide jusqu'au, Statut actuel, Prix récurrent, Intervalle, Nombre d'intervalles, Renouvellement automatique, Moyen de paiement, Annulé le.

Les exports de l'ancien back-office bsport (fichiers Excel) sont aussi reconnus. Les clients archivés chez bsport ne figurent dans aucun rapport.

Dans l'assistant, le lien Comment exporter depuis bsport ? rappelle ces chemins.

Glissez de 1 à 3 fichiers dans la zone de dépôt (CSV ou Excel .xlsx, 5 Mo maximum chacun). Le type de chaque fichier (Clients, Passes, Abonnements) est reconnu tout seul ; un fichier aux en-têtes modifiés est « Non reconnu ». Le format .xls n'est pas accepté : enregistrez-le en .xlsx ou CSV.

L'étape Vérifiez avant d'importer affiche les compteurs (nouveaux, comptes Brimly à rattacher, déjà inscrits, emails invalides, sans email, à vérifier), puis Non repris :

• formules expirées ;
• produits inactifs : passes épuisés ou expirés, abonnements en pause ou terminés ;
• doublons, dont le pass qu'un abonnement bsport attribue pour son cycle en cours : bsport en crée un à chaque cycle, Brimly le reconnaît à ses dates (il finit le jour « Valide jusqu'au » de l'abonnement) et garde l'abonnement seul.

La colonne « Nom » de bsport contient le nom complet : le premier mot devient le prénom, le reste le nom. Si l'ordre est inversé, utilisez Inverser prénom et nom ; un prénom composé se corrige ensuite sur la fiche.

Pour chaque offre bsport — Carnet (pass à crédits), Abonnement à durée (pass illimité) ou Abonnement avec contrat (abonnement bsport) — choisissez dans Formules Brimly :

• une de Vos formules (Brimly propose la plus proche par le nom) ;
• Créer une formule : Nom, Prix (€), Séances, Validité (jours), Prélèvement (Mensuel, Annuel ou Aucun) ;
• Ignorer : l'offre n'est pas reprise.

Attention au prix : c'est le prix de la formule Brimly que paieront les abonnés après réabonnement ; l'assistant affiche le prix bsport (« Chez bsport : … ») et prévient quand ils diffèrent. Une formule créée sans prix est créée archivée (pas vendue) : complétez-la ensuite dans Ventes → Formules.

Repris :

• les clients (prénom, nom, email), quel que soit leur statut bsport (Prospect, Actif, Inactif, Perdu) ;
• le téléphone et la date de naissance, seulement s'ils manquaient dans Brimly (jamais écrasés) ;
• les passes à crédits avec leurs crédits restants et leur date de fin ;
• les passes illimités avec leur date de fin ;
• les abonnements en cours jusqu'à leur date « Valide jusqu'au » (veille du prochain renouvellement), avec leur prix récurrent et leur intervalle, plus un lien de réabonnement s'ils sont mensuels ou annuels ;
• un abonnement arrêté (statut « stopped », ou date dans « Annulé le ») reste valable jusqu'à sa fin, sans lien de réabonnement ; en pause (« paused ») ou terminé (« ended ») : non repris.

Non repris :

• les réservations (vos adhérents réservent à nouveau dans Brimly) ;
• les cartes bancaires et mandats SEPA ;
• les cartes cadeaux, le solde du compte, les frais d'inscription, les notes, les étiquettes et les consentements marketing ;
• avec un rapport Abonnements de l'ancien back-office (sans colonne d'intervalle) : l'abonnement est repris jusqu'à sa date de fin de facturation, sans lien de réabonnement.

Ces cases sont en bas de l'assistant bsport (Adhérents → Liste → ⋯ → Migrer depuis bsport) — pas dans l'import CSV/Excel générique.

• Mettre à jour les membres déjà inscrits (formules, et téléphone s'il manque) : cochée par défaut.
• Importer seulement les clients qui ont une formule en cours : décochée par défaut (utile pour ne pas importer les anciens clients et les prospects). Elle est imposée si l'export compte plus de 5 000 clients.
• Préparer les liens de réabonnement des abonnements en cours : cochée par défaut. Les liens sont préparés, rien n'est envoyé.

Cliquez ensuite sur Importer N adhérents et ne fermez pas la page pendant l'import.

• Sans email — à créer à la main : bsport n'a pas leur email. Ajoutez-les avec + Ajouter un adhérent, puis attribuez leur formule depuis leur fiche.
• Plusieurs clients portent ce nom — à vérifier : attribuez les formules à la main depuis la bonne fiche.

À la fin, l'écran récapitule l'import et propose deux envois, à déclencher quand vous êtes prêt : Envoyer les N liens de réabonnement (avec l'activation du compte dans le même email si besoin), puis Envoyer les N invitations pour les autres. Vous pouvez aussi Copier tous les liens. Détails : liens de réabonnement.

Oui, sans doublon : les formules déjà importées ne sont pas recréées. Avec des rapports plus récents, un carnet ou un pass pas encore utilisé dans Brimly reprend le solde et la date de fin du nouvel export ; une formule déjà utilisée dans Brimly reste telle quelle. Pratique pour un premier import tôt, puis un dernier juste avant de basculer.

Limites : 3 fichiers maximum, 5 Mo chacun ; au-delà de 5 000 clients, seuls ceux qui ont une formule en cours sont importés (plus de 5 000 avec formule : découpez l'export).

Pas encore possible : l'API de bsport est en bêta et ses clés ne sont délivrées que par l'équipe bsport. La migration passe donc par les rapports téléchargés, déposés dans l'assistant — quelques minutes suffisent.