Réservations, liste d'attente, présences et rappels

Réglages → Studio, carte « Votre planning », champ « Réservations ouvertes… (jours à l'avance) » : par exemple 7 = vos adhérents ne peuvent réserver que les séances des 7 prochains jours. Au-delà, la séance affiche « Ouvre le (date) ». Vide = toujours ouvertes (jusqu'à l'horizon du planning).

Une formule peut accorder une fenêtre plus large : champ « Résa ouverte N jours à l'avance (vide = règle de la salle) » de la formule (ex. 30 jours pour les abonnés à l'année). C'est la fenêtre la plus généreuse parmi les formules actives de l'adhérent qui s'applique.

Vous (la salle) pouvez toujours inscrire un adhérent sur une séance pas encore ouverte, depuis sa feuille de présence.

Quand une séance est complète, le bouton de l'adhérent devient « Liste d'attente ». Il faut une formule valable pour ce cours pour s'y inscrire, mais aucun crédit n'est décompté à ce stade.

Dès qu'une place se libère (un adhérent annule, ou vous annulez une réservation), Brimly inscrit automatiquement la première personne de la liste qui a une formule valable : son crédit est décompté à ce moment-là et elle reçoit « Une place s'est libérée » (notification, email et push). Une personne sans formule valable est sautée et reste en liste.

Les personnes en attente apparaissent numérotées sur la feuille de présence. Un adhérent peut quitter la liste à tout moment.

• Augmenter la capacité d'une séance ne fait pas avancer la liste automatiquement : inscrivez vous-même les personnes en attente avec « Inscrire un adhérent » sur la feuille de présence.
• Une personne peut être inscrite depuis la liste juste avant le cours ; si l'on est déjà dans le délai d'annulation, elle ne pourra plus annuler elle-même.
• Les ateliers payants n'ont pas de liste d'attente : complets, ils ne sont plus réservables.
• Le « Message aux inscrits » est aussi envoyé aux personnes en attente.

Deux chemins :

• Feuille de présence de la séance (« présences → ») → « Inscrire un adhérent » → choisissez la personne → « Réserver pour lui/elle ».
• Fiche de l'adhérent → « Réserver un cours » → choisissez une séance des 30 prochains jours → « Réserver ».

Sa formule est décomptée normalement et il reçoit la confirmation. S'il n'a pas de formule valable pour ce cours (ou si son quota de la semaine est atteint, ou si la séance n'est pas encore ouverte pour lui), la place est réservée sans décompte : à vous de gérer le règlement. Cours complet : il passe en liste d'attente. Uniquement pour une séance à venir.

Sur la feuille de présence, « ➕ Nouveau membre + réservation » : Prénom, Nom, email → « Créer et réserver ».

Le compte est créé sans envoyer d'email et la place est réservée sans décompte (pas encore de formule). Envoyez l'email d'activation plus tard depuis sa fiche. Si l'email correspond déjà à un compte Brimly, la personne est simplement rattachée à votre salle.

Ouvrez la feuille de présence : lien « présences → » sous la séance dans Planning → Séances. Touchez la ligne d'un inscrit pour le marquer « Présent·e » (case cochée) ; touchez à nouveau pour annuler.

• Vous pouvez pointer pendant ou après le cours, même des jours plus tard (vue Semaine pour retrouver les séances passées).
• Les coachs pointent leurs propres séances depuis leur espace.
• Chaque ligne indique comment la place est payée : Essai, Abonnement, Carte · 1 crédit, Sans formule, ou 💶 À régler.

Le pointage alimente les points de fidélité (1 présence = 1 point), le taux de présence et certaines relances.

Pas encore possible : que l'adhérent se pointe lui-même (QR code à l'accueil).

Rien d'automatique : le crédit a été décompté à la réservation et n'est pas rendu ; l'adhérent n'est simplement pas pointé présent.

Pas encore possible : appliquer une pénalité automatique de non-présentation. Vous pouvez retirer des crédits à la main sur sa fiche (voir Ajuster les crédits).

Activez « Inscription récurrente » dans Réglages → Studio, carte « Votre planning ». Sur un cours récurrent (issu d'une série), l'adhérent peut alors s'inscrire à toutes les séances en un clic :

• chaque séance est réservée dès qu'elle ouvre à la réservation (votre règle de jours à l'avance est respectée), chaque nuit et après chaque achat ;
• sa formule est utilisée normalement : un crédit par séance pour une carte ; liste d'attente si c'est complet ;
• il décoche dans « Mes cours » les dates où il sera absent (une date décochée ou annulée par la salle n'est jamais re-réservée automatiquement) ;
• plus de crédits : la récurrence s'interrompt, puis reprend dès qu'il recharge sa carte ;
• s'il arrête sa récurrence, les séances encore annulables sont libérées (crédits rendus) et vous recevez un seul message récapitulatif.

Pas encore possible : voir côté gérant la liste des inscriptions récurrentes.

Oui, si vous activez « Réserver et payer la séance directement » dans Réglages → Studio, carte « Votre planning ». Un adhérent sans formule valable clique sur « Réserver », paie la séance sur Stripe et sa place est réservée aussitôt, sans passer par la boutique.

Conditions : une formule « À l'unité » en vente qui couvre ce cours (son prix est celui de la séance ; s'il y en a plusieurs, la moins chère) et Stripe connecté.

Oui, automatiquement : chaque jour en fin d'après-midi (vers 18 h en été, 17 h en hiver), Brimly envoie un rappel pour chaque réservation confirmée d'une séance qui commence dans les 8 à 32 heures suivantes, une seule fois par réservation. Il part en notification dans l'app, par email (sauf si l'adhérent a désactivé les emails) et en push.

Pas encore possible : désactiver ou personnaliser ce rappel, en changer l'heure, ou l'envoyer par SMS.