Créer des séances et des séries récurrentes

Dans Planning → Séances (lien direct), formulaire « Nouvelle séance » :

• Type de cours (sa capacité par défaut est indiquée).
• Professeur : « Prof. par défaut du cours » ou un membre de l'équipe.
• Date et heure.
• Capacité (vide = défaut du cours).
• 2ᵉ horaire le même jour (optionnel) : crée une deuxième séance identique à une autre heure.
• Salle (si vous avez déclaré des salles).
• Rythme : « Séance ponctuelle ».

Cliquez sur Enregistrer : la séance apparaît aussitôt sur votre page de réservation.

Même formulaire « Nouvelle séance », champ Rythme :

• Toutes les semaines, ou Une semaine sur deux.
• La date et l'heure saisies donnent le jour et l'heure de la série (ex. un mardi 19h → tous les mardis à 19h).
• Jusqu'au (vide = sans fin), avec les raccourcis 10 mois, 12 mois, Fin juin, Sans fin.

Après Enregistrer, la série apparaît dans « Séances récurrentes » et ses séances sont créées jusqu'à l'horizon du planning (voir la section suivante). Avec un 2ᵉ horaire, Brimly crée deux séries.

Chaque séance d'une série est une vraie séance : réservation, liste d'attente, présences et modifications fonctionnent comme pour une séance ponctuelle.

Jusqu'à l'horizon du planning : Réglages → Studio, carte « Votre planning », champ « Planning visible et réservable jusqu'à… » : 3 mois (par défaut), 6 mois, 9 mois ou 1 an à l'avance.

Le planning se prolonge tout seul chaque nuit et à chaque ouverture de Planning → Séances. Si vous élargissez l'horizon, les séances manquantes sont créées immédiatement. C'est aussi la limite jusqu'à laquelle vos adhérents voient le planning et peuvent réserver.

Dans « Séances récurrentes », cliquez sur « Gérer » sous la série, puis réglez Jour, Heure et Capacité et cliquez sur « Appliquer ».

• Les séances à venir sans inscrit passent sur le nouveau créneau.
• Les séances déjà réservées ne bougent pas : elles restent à l'ancien horaire et sortent de la série. Pour les déplacer quand même, modifiez-les une par une (les inscrits sont alors prévenus).
• Si seule la capacité change, elle s'applique à toutes les séances à venir de la série.

Pas encore possible : changer le type de cours ou la salle d'une série entière (modifiez séance par séance, ou arrêtez la série et créez-en une nouvelle).

« Gérer » sous la série → choisissez le Professeur → « Fin ✓ ». La série et toutes ses séances à venir (non modifiées à la main) lui sont attribuées. Le professeur reçoit une notification « Des séances vous ont été confiées ».

Les inscrits ne sont pas prévenus individuellement. Pour un remplacement ponctuel avec prévenance des inscrits, modifiez la séance concernée : voir Remplacer un prof.

« Gérer » → « Date de fin de la récurrence (vide = sans fin) » → « Fin ✓ ». Les séances sans inscrit au-delà de la nouvelle date sont retirées ; celles qui ont des inscrits sont conservées. Videz la date pour que la série reparte sans fin.

« Gérer » → « Mettre en veille ». La série affiche le badge « En veille » et :

• ne crée plus aucune séance ;
• les séances à venir sans inscrit sont retirées ;
• les séances à venir avec inscrits sont annulées avec le message « (cours) est en pause jusqu'à nouvel ordre. » : crédits rendus, inscrits prévenus.

« Réactiver » relance la série : le planning se regénère aussitôt. Pour des dates précises, préférez les vacances programmées (section suivante).

« Gérer » sous la série → « Vacances du » … « au » … → « Programmer ». Aucune séance de ce cours n'est créée sur la période (dates incluses) ; les séances déjà réservées de la période sont annulées, les inscrits prévenus et leurs crédits rendus.

Pour modifier les dates : changez-les puis « Mettre à jour ». Pour annuler les vacances : videz les deux dates et validez, le planning se regénère.

Pour fermer toute la salle (tous les cours), utilisez plutôt « Vacances & fermetures » : voir Fermetures.

« Gérer » → « Arrêter ». Plus aucune séance n'est créée et la série disparaît de la liste. Les séances à venir sans inscrit sont retirées ; celles qui ont des inscrits sont conservées (Brimly n'annule jamais dans le dos des adhérents) : annulez-les une par une si besoin.

Pas encore possible : relancer une série arrêtée. Recréez-la avec « Nouvelle séance ».

Dès que vous modifiez une séance d'une série (horaire, prof, capacité, mot, salle), elle est détachée : les changements faits ensuite sur la série (créneau, prof, capacité, date de fin) ne la touchent plus. Le formulaire de modification le rappelle : « Séance issue d'une série : cette modification la détache ».

Brimly refuse de programmer un cours pendant un rendez-vous déjà réservé du même professeur (soin, cours privé). Le contrôle porte sur toutes les séances créées, y compris chaque occurrence d'une série et le 2ᵉ horaire, ainsi que sur les changements d'horaire ou de prof. La règle vaut dans l'autre sens : un rendez-vous ne peut pas être pris pendant un cours du praticien.

Solution : choisissez un autre horaire ou un autre professeur, ou annulez d'abord le RDV dans Planning → Rendez-vous.

Pas encore possible : être alerté quand un professeur a deux cours collectifs en même temps (ce cas n'est pas bloqué).

En haut de la liste des séances : Liste (toutes les séances à partir d'aujourd'hui) ou Semaine (calendrier du lundi au dimanche, avec « Semaine précédente » / « Semaine suivante », y compris les semaines passées). Les pastilles « Tous les cours » et une par type de cours filtrent le planning.

Pas encore possible : supprimer une séance ponctuelle ou changer son type de cours. Utilisez « Annuler la séance » (sans inscrit, personne n'est prévenu) puis créez la bonne séance. Une séance annulée reste visible avec la mention « annulée » et peut être rétablie.